El término oficial hace referencia en su significado a todo aquello que proviene del Gobierno y de los órganos de la administración del estado. Hay que distinguir entre documentos y las que son publicaciones, propiamente dichas. Documentos oficiales son un conjunto de información producido día a día por la administración para cumplir los fines que le sean propios y sin la intención de darse a conocer, ya que pueden que nunca se publiquen. Las publicaciones, por el contrario, son material producido para la venta o distribución gratuita, con la intención de formar o informar al público general.
Como en todos los estados modernos en nuestros países se efectúa una continua transferencia de información del gobierno hacia el pueblo a través de diversos medios. Uno de ellos, y quizá el de mayor trascendencia, lo constituyen las publicaciones oficiales, que están adquiriendo una importancia primordial no solo por la gran cantidad de temas que tratan, sino porque constituyen un medio indispensable de comunicación entre gobernantes y gobernados, porque son fuente de consulta indispensable para el estudioso, el investigador y el público en general.
No existe un consenso para definir las publicaciones oficiales, por ello es importante exponer algunas definiciones:
1La Unesco, en la Conferencia General de París, celebrada el 3 de diciembre de 1958, determina que se consideran publicaciones oficiales y del gobierno a las que realizan por orden y financiadas por cualquier autoridad gubernamental…
2 La Comunidad Europea, en 1977, establecía como publicación oficial todo escrito multiplicado, cuya edición comporte una dispensa de presupuesto y esté destinada, esencialmente, al exterior.
3 La ALA considera publicación oficial cualquier libro o escrito producido por una Imprenta gubernamental, tal como publicaciones federales, estatales, locales, de asuntos exteriores, de gobiernos extranjeros y de organizaciones internacionales.
Estas definiciones tienen un denominador común, y es que las obras se publican con fondos públicos.
¿Cuáles son los motivos para publicar? Kennington menciona dos motivos interesantes.
1. Dar acceso a la información que se genera en la dependencia, es decir, la información es comunicada para beneficio de la comunidad, ya sea con propósitos educativos, de investigación, culturales o políticos.
2. Reforzar el proceso de relaciones públicas para crear y mantener una imagen positiva de la autoridad. Sin embargo, hay que tener cuidado con las ´publicaciones de propaganda, porque son un elemento crítico para una comunidad escéptica de la eficiencia del gobierno.
Para poder ordenar las publicaciones oficiales habrá que tener en cuenta varios factores, entre ellos: la distribución, la función, la entidad de la publicación y la información que contiene. Según la distribución serán venales y no venales. Una publicación venal es la que se edita con ánimo de comercializarla. La publicación no venal es la que procede para ser distribuida entre determinado grupo de lectores y/o profesionales sin que medie precio de venta.
Atendiendo a la actividad que debe cumplir, se consideran de función legal o función informativa. Según la entidad de la publicación se distinguen entre documentos y publicaciones propiamente dicho.
Según la información que contengan, serán publicaciones primarias o secundarias. Las publicaciones primarias son de creación original. Las publicaciones oficiales se pueden considerar legislativas y no legislativas. Las publicaciones secundarias contienen información sobre las publicaciones primarias, como bibliografías nacionales.
La edición de las publicaciones oficiales debe considerarse de dos formas diferenciadas: edición centralizada y edición descentralizada. La primera considerada angloamericana, es la que corresponde a toda publicación que emana de los poderes públicos y que se edita por un solo organismo oficial. Este tipo de edición tiene estas ventajas:
-Permite realizar un buen control bibliográfico.
-Hay posibilidad de establecer un catálogo colectivo con la edición correspondiente a todos los organismos.
-facilita el conocimiento del conjunto de la actividad editorial.
Sin embargo, a este sistema también se le pueden señalar inconvenientes:
- Puede hacer más lenta la actividad editorial al tener que producir gran cantidad de información.
- No soluciona el problema del acceso a la información.
-
La edición descentralizada, también conocida como sistema continental, consiste en que cada organismo realiza la edición de sus publicaciones o las que le corresponden en función de su actividad. Entre las ventajas, se pueden señalar las siguientes:
-Agilidad editorial.
-Facilidad de acceso a las publicaciones propias de cada organismo.
Por el contrario, también hay que considerar algunos problemas, como:
-Dificultad para establecer control bibliográfico.
-Dificultad para crear instrumentos colectivos con los que difundir la información.
-Mayor dificultad para conocer la información disponible dada la amplitud de la administración y su “movilidad”.
La Información Primaria.
Las publicaciones primarias proceden de la actividad de los distintos poderes del Estado: ejecutivo, legislativo y judicial. Están concebidas para difundirlas, y pueden ser de carácter legislativo, científico, cultural o divulgativo. El Estado está obligado no solo a la publicación sino también a la difusión de este tipo de documentos.
-Publicaciones parlamentarias: Se deben a los órganos de los diferentes países. Orden del día de las sesiones parlamentarias, documentos preparatorios destinados a los diputados, sobre; proyectos de ley a votar, presupuestos, tratados a ratificar, avisos de comisiones sobre proyectos, enmiendas propuestas por los diputados, procesos verbales de las deliberaciones, textos adoptados.
-Textos legislativos y reglamentarios: leyes, decretos, órdenes, circulares, etc. Estos se difunden por medio de boletines.
-Textos de jurisprudencia: Proceden del poder judicial y siguen un orden cronológico. Recogen las sentencias que dictan los diferentes tribunales de justicia nacional, internacional o supranacional.
-Documentos financieros: Corresponden a las diferentes administraciones del estado como presupuestos.
-Publicaciones oficiales no legislativas: Están dispuestas para formar e informar a los ciudadanos sobre materias diversas, propias del ejercicio del gobierno o en relación con él.
-Publicaciones científicas: A esta categoría corresponden todos los estudios editados por universidades, academias, institutos de investigación o centros de enseñanza dependientes del estado, aquí se pueden englobar las monografías, las publicaciones periódicas, los anuarios y la literatura gris.
-Los boletines oficiales: La mayoría de los estados publican un boletín oficial que puede conocerse con los nombres de boletín, gaceta o diario.
La información secundaria.
-Bibliografías nacionales.
-Bibliografías comerciales.
-Bibliografías editadas por un órgano de la administración
-Catálogos de los servicios de publicaciones de los Ministerios.
-Catálogos de los organismos oficiales y entes públicos.
-Catálogos de los organismos de las autonomías.
- Las bases de datos.
Imprenta Nacional de Colombia
Decreto 820 de 1974 Imprenta nacional de adscribe como división del Fondo Rotatorio de Justicia.
Decreto 2160 de 1992 Organiza la Imprenta Nacional como dirección del Instituto Nacional penitenciario
Ley 109 de 1994 Transforma la Imprenta Nacional de Colombia en Empresa Industrial y comercial del Estado.
Objetivos: Editar, imprimir, divulgar y comercializar las normas, documentos y publicaciones de las entidades del sector oficial del orden nacional. En aras de garantizar la seguridad jurídica, y hacia este objetivo destinará las inversiones para la modernización y ampliación de su capacidad operativa. Así mismo, podrá elaborar los demás impresos que requieran las entidades oficiales del orden nacional de las ramas del poder público.
Funciones: Dirigir e imprimir el Diario Oficial, publicando los actos administrativos y los contratos de las entidades estatales, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
Imprimir la gaceta del congreso, la gaceta judicial, la gaceta constitucional, los anales del Consejo de Estado y demás publicaciones de la Rama Judicial. Elaborar con eficiencia y calidad los trabajos de impresión contratados por las entidades públicas. Colaborar con el Gobierno Nacional en lo relacionado con la difusión de los actos y documentos oficiales.
Organizar y administrar el archivo de documentos, diarios, gacetas, boletines, folletos y demás publicaciones elaborados en la Imprenta Nacional de Colombia para su posterior consulta e información por parte de la comunidad.
Bibliografía
Fernandes de Zamora, Rosa Maria. Primer seminario de publicaciones oficiales.mexico,df.1991
Arias Ordoñes, Jose. Las publicaciones oficiales en Colombia, En:bibliotecas de tecnología. Volumen 4 numero1 enero-marzo de 2007 p.34-44
Carrizo Sainero, Gloria; Irureta Goyena Sanchez, Pilar; Lopez de Quitana Saenz, Eugenia. Manual de fuentes de información. España:cegal,1994
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Muy interesante tu publicación, felicitaciones
ResponderBorrarMuchas gracias por su amable comentario.
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